Migrando de Gmail a Office 365

Las nuevas empresas suelen empezar con Gmail como su principal sistema de correo electrónico, que atiende a las necesidades de personas y organizaciones de diversos tamaños. Con el crecimiento del negocio, migran a Office 365 después de que sus requisitos empiezan a ser más complejos al darse cuenta de la idoneidad de Office 365 para usos de nivel empresarial. Especialmente en el mundo corporativo, Office 365 es un producto de referencia para la productividad empresarial

Migrar de Gmail a Office 365

Existen varios métodos de migración para trasladar los buzones del IMAP a la Oficina 365. Si tienes un número reducido de buzones de correo para migrar, puedes exportar el archivo PST de Gmail (en Outlook) a Office 365 (en Outlook). Existen muchas herramientas disponibles para realizar esto, o bien puede ponerse en contacto con el proveedor de servicios de migración de Office 365 para que realice esta tarea por usted. También hay otra forma de migrar usando los especialistas de Fastrack de Microsoft si el entorno es lo suficientemente grande. Su entorno de Google debería consistir en API y Admin SDK que están habilitados para funcionalidades extendidas.

Además, el usuario puede realizar migraciones IMAP manuales, pero no se migrarán los contactos ni la información del calendario.

Requisitos previos

He aquí algunas limitaciones a considerar antes de seguir adelante con la migración.

  • Sólo los elementos de la bandeja de entrada de un usuario o de otras carpetas de correo migrarán . Los contactos, los elementos de calendario o las tareas no se migrarán. Aunque, más adelante, podrás importar/exportar contactos/calendarios utilizando Outlook.
  • Se migrará un número máximo de 500.000 elementos para el buzón de un usuario. Ten en cuenta que los correos electrónicos se migrarán de más recientes a los más antiguos .
  • El correo electrónico más grande que se puede migrar será de 35 MB de tamaño.
  • Si las conexiones a tu Gmail están limitadas, entonces aumenta estos límites de conexiones para mejorar el rendimiento de la migración. Los límites de conexión suelen incluir las conexiones totales cliente/servidor, las conexiones por dirección IP y las conexiones por usuario en el servidor/cortafuegos.

Los pasos necesarios para migrar de Gmail a Office 365

Durante el proceso de migración se utilizarán los siguientes pasos principales.

  • Paso 1: Preparativos
  • Paso 2: Verifique su dominio en la oficina 365
  • Paso 3: Crear buzones de usuario y asignar licencias de Office 365
  • Paso 4: Crear puntos finales de migración con Gmail IMAP
  • Paso 5: Crear una lista de usuarios para el lote de migración
  • Paso 6: Crear un lote de migración para migrar los buzones
  • Paso 7: Actualizar el DNS y reubicar los registros MX en la oficina 365
  • Paso 8: Importar contactos y calendario

Pasos para la migración

Paso 1: Preparativos

El primer paso sería inscribirse en la Oficina 365 si no lo ha hecho ya. Si no estás seguro de qué suscripción de Office 365 elegir, opta por la versión más básica si cumple con tus requisitos y luego, más adelante, puedes añadir otras cosas encima. Para obtener más detalles, puede comparar los planes de Office 365.

Compara los planes de Office 365

Una vez que te registres, crearás una cuenta que será una cuenta de administrador. Más adelante, si quieres, puedes cambiar esta cuenta a una cuenta normal y hacer otra cuenta como administrador. Necesitaremos una cuenta de administrador de Office 365 para completar la operación de migración.

Gmail considera que Outlook es una aplicación menos segura y, por lo tanto, los usuarios del paquete G deben utilizar una contraseña y una verificación de dos pasos para conectar la aplicación a Office 365. Si no vas a utilizar el buzón de correo de los usuarios con Outlook hasta la finalización de la migración, entonces no es necesario utilizar la contraseña y la verificación en dos pasos.

Para la migración, los buzones de los usuarios se crearán inicialmente en office 365 y luego se conectarán a los buzones de Gmail correspondientes. Los correos electrónicos se sincronizarán de forma continua hasta que se haga el recorte final, lo que permitirá a los usuarios enviar y recibir correos electrónicos a través de Gmail y la sincronización se realizará en segundo plano hasta que se haga el recorte final.

Paso 2: Verifique su dominio en la oficina 365

En primer lugar, el usuario debe verificar a Office 365 que es propietario del dominio que se utiliza para la cuenta de Gmail. Si puedes acceder correctamente a la cuenta del registrador del dominio, puedes crear el registro DNS para tu dominio. Esto es suficiente para que Office 365 sea el propietario del nombre de dominio. Si tienes problemas para acceder a la cuenta del registrador del dominio, puedes optar por utilizar

nombredeempresa.onmicrosoft.com

como el dominio, que es parte de su suscripción a Office 365 y luego agregar usuarios a Office 365.

Si has optado por la verificación de dominio, se te pedirá que la completes durante la configuración de Office 365 añadiendo el registro TXT que el asistente de configuración proporciona en el proveedor de alojamiento de dominio de la empresa.

  1. Inicie sesión en el portal Office 365 .
  2. Ahora haz clic en la baldosa ” Admin ” de la página de inicio y serás redirigido al ” Admin Center “.
  3. Un mensaje mostrará que ” La configuración de su oficina 365 está incompleta “. Haga clic en ” Ir a la configuración ” desde aquí.
  4. En las opciones seleccione ” Añadir un dominio “. Añadir un dominio en Office 365
  5. Entonces comprueba en el botón de radio de ” Ya tengo un dominio ” y luego escribe en tu nombre de dominio y haz clic en siguiente .
  6. Verificar dominio : Ahora Office 365 averiguará automáticamente quién es el proveedor del dominio y se mostrarán las siguientes 2 opciones:

    • Iniciar sesión como proveedor de dominio : En esta opción, se te redirigirá a la página web del proveedor de dominio, y sólo tendrás que iniciar sesión con las credenciales del proveedor de dominio. Esto confirmará a Microsoft que eres el propietario de este dominio.
    • Verificar el registro TXT : Si no puede o no quiere utilizar la opción anterior, entonces al agregar manualmente el valor TXT dado por Microsoft al dominio se verificará el dominio. Se le dará un nombre TXT, un valor TXT y un TTL.

    Verificar el dominio en la oficina 365

  7. Introduce estos valores en tu registro de dominio y luego vuelve a esta página y luego haz clic en ” Verificar “. A continuación se muestra un ejemplo de registro TXT:

Nombre TXT: @

Valor TXT: MS=ms1234567

TTL: 3600

Verificar el dominio a través de TXT en Office 365

Paso 3: Crear buzones de usuario y asignar licencias de Office 365

Antes de crear usuarios, asegúrese de haber comprado el número apropiado de licencias para los usuarios. Por ejemplo, si desea agregar 20 usuarios, primero obtenga la licencia para 20 usuarios. También puedes agregar los usuarios y asignar la licencia más tarde. Pero para la adición masiva, es una buena idea asignar las licencias en esta etapa, ya que ahora será más fácil.

  1. Abra el ” Centro de Administración ” de la oficina 365, luego haga clic en ” Facturación “.
  2. Ahora haga clic en ” Suscripción “.
  3. Y luego haga clic en ” Agregar/quitar licencias “. Agregar/quitar usuarios en la suscripción de Office 365
  4. Ahora selecciona el número total de licencias que quieres comprar.
  5. En el ” Centro de Administración ” haga clic en el ” Usuarios “
  6. Luego haga clic en ” Usuarios activos “.
  7. Ahora haz clic en el botón ” Más “
  8. Si sólo quieres añadir unos pocos usuarios, entonces añádelos uno a uno con sólo hacer clic en ” Añadir un usuario ” de la pantalla del paso anterior y luego introducir manualmente los valores.
  9. También se le dará la opción de ” Importar múltiples usuarios ” utilizando un archivo CSV .
  10. Crear un archivo CSV (un archivo de MS Excel) con la siguiente fila de encabezados en el mismo orden:

    1. Nombre de usuario.Recuerde que la dirección de correo electrónico del usuario en el formato xyz@example.com se introducirá en la columna ” Nombre de usuario “.
    2. Nombre
    3. Apellido
    4. Nombre de pantalla
    5. Título del trabajo
    6. Departamento
    7. Número de oficina
    8. Teléfono de la oficina
    9. Teléfono móvil
    10. Fax
    11. Dirección
    12. Ciudad
    13. Estado o provincia
    14. Código postal
    15. País o región.
  11. Cuando se hace clic en ” Importar múltiples usuarios “, se da al usuario la opción de descargar un archivo excel de muestra, que también puede utilizarse como referencia para añadir los usuarios. Importar múltiples usuarios en el centro de administración de Office 365
  12. Ahora desde la 2ª línea , comienza añadiendo los detalles de los usuarios en cada línea. Por ejemplo, si quieres añadir 20 usuarios en Office 365, este archivo de Excel tendrá 21 líneas. La primera fila es la fila de encabezamiento , y las siguientes 20 líneas se rellenarán con los datos de los usuarios.
  13. Ahora cuando tu archivo CSV esté listo, haz clic en ” Create and upload file “.
  14. Ahora ” Navega ” a selecciona el archivo CSV.
  15. Ahora haz clic en ” Verificar “, lo que confirmará que el formato del archivo CSV es correcto o no. Después de completar la verificación, el mensaje de ” Archivo se ve bien ” aparecerá entonces haga clic en ” Siguiente “. Verificación del archivo CSV para la adición de usuarios en Office 365
  16. Ahora, para estos usuarios, personalice las opciones según sus necesidades. Será mejor asignar las licencias del producto para estos usuarios en esta etapa. Puedes optar por no asignar las licencias a los usuarios seleccionando la opción ” Crear usuarios sin licencia de producto “. Si has optado por esta opción, entonces tendrás que asignar la licencia más tarde manualmente . Una vez hecha la personalización, haz clic en ” Next ” para crear estos usuarios. Usuarios en el Exchange Admin Center

Paso 4: Crear puntos finales de migración con Gmail IMAP

Office 365 establece un canal de comunicación simplificado con Gmail para completar la migración, llamado punto final de la migración.Después de crear usuarios en office 365, crearemos “Puntos finales de migración” en 365 para conectar el punto a Gmail y luego migrar los correos electrónicos de Gmail a 365.

  1. En el ” Centro de Administración “, haga clic en ” Centros de Administración ” en la parte inferior del panel izquierdo.
  2. Luego haz clic en “Exchange” que abrirá el Centro de Administración de Exchange . Abrir el Centro de Administración de Exchange
  3. Ahora, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en ” recipients “
  4. Ahora haz clic en la ” migración ” situada en la barra superior (la opción última ).
  5. Ahora haga clic en Más (los tres puntos …), y luego haga clic en ” Puntos finales de la migración “. Agregar “Punto final de la migración” en el Centro de Administración de Exchange
  6. Ahora en las ventanas de los puntos finales de la migración, haga clic en el icono ” + ” para crear nuevos puntos finales de la migración.s
  7. Se le darán opciones de
  • Intercambio Remoto
  • Outlook Anywhere
  • IMAP (seleccione esto)

Seleccione el punto final de la migración IMAP

Selecciona ” IMAP “

  1. Ahora introduce los siguientes valores para Gmail.
  • Servidor IMAP:

    imap.gmail.com
  • Autenticación:

    Basic
  • Encriptación:

    SSL
  • Port:

    993

Configuración de la migración de Google IMAP

Luego haga clic en Siguiente .

  1. Ahora el servicio de migración utilizará esta configuración para establecer una conexión con Gmail. Si la conexión funciona a la perfección, se abrirá la página de información general ” Enter general information “.
  2. En la “Página de información general”, introduzca el nombre para este ” punto final de la migración ” por ejemplo RN-prueba-migración y no es necesario introducir ningún valor en los campos de:
  • Migraciones máximas concurrentes
  • Máxima sincronización incremental concurrente.

Deje estos dos campos vacíos.

Nombre de los puntos finales de la migración

Paso 5: Crear una lista de usuarios para el lote de migración

Antes de iniciar el proceso de migración, primero debes enumerar todos los buzones de correo de Gmail que deben migrarse en un archivo CSV (MS Excel). La lista en sí puede migrarse en lotes o todos a la vez, pero sólo pueden importarse 50.000 buzones en un solo lote. Además, el tamaño del archivo CSV debe ser menor o igual a 10 MB y los datos de cada usuario deben tener su fila .

Al crear los archivos de migración, debes conocer la contraseña de cada ID de Gmail que se vaya a migrar. Es prácticamente imposible conocer todas las contraseñas, por lo que debes restablecer la contraseña del usuario en Gmail y asignar contraseñas temporales durante la migración para cada buzón de correo de Gmail. Esto sólo lo puede realizar un administrador de G Suite .

Tenga en cuenta que este CSV (archivo de MS Excel) será diferente al que usamos para crear nuevos usuarios en los centros de administración de Office 365. Este archivo CSV se utilizará únicamente para migrar buzones de correo de Gmail a Office 365 para los usuarios que ya hemos añadido en Office 365. La primera línea de este archivo CSV será una fila de encabezado con los siguientes tres encabezados de columna :

  • EmailAddress : El Email ID de Office 365
  • Nombre de usuario : ID de Gmail
  • Contraseña : Contraseña de la ID de Gmail

Explicación del patrón del archivo CSV

Y desde la 2ª fila, entra en la lista de buzones que deben ser migrados. El campo de contraseña contendrá una contraseña de Gmail para el buzón correspondiente que estamos migrando.

  1. Ahora inicia sesión en la consola de administración de G-Suite y selecciona $0027 Usuarios $0027. Selecciona Usuarios en la consola de administración de G-Suite.
  2. Con la consola G Suite abierta, inicia sesión en el Centro de Administración de Office 365 .
  3. Selecciona $0027 Usuarios $0027 y luego ” Usuarios activos “.
  4. Mantenga abierto el Centro de Administración de Office 365 y luego lance Excel .
  5. En Excel, etiqueta
  • A1 como ” Dirección de correo electrónico ” Oficina 365 buzón ID
  • B1 como ” Nombre de usuario ” ID de buzón de Gmail,
  • C1 como ” Contraseña ” Contraseña de la aplicación del buzón de Gmail/la contraseña temporal restablecida.
  1. Ahora, en las siguientes filas, introduzca un buzón por fila en el formato como se discutió en el paso anterior usando la Consola de Administración de G-Suite y el Centro de Administración de Office 365. Ambas direcciones de correo electrónico, es decir, la de Office 365 y la de Gmail, también pueden ser similares, pero el entorno (de G-Suite a Office 365) será diferente.
  2. Una vez introducidos todos los ID de correo electrónico, guarda el archivo en el formato CSV . Este archivo se utilizará en el siguiente paso.

Paso 6: Crear un lote de migración para migrar los buzones

Ha llegado el momento de migrar un lote de buzones de Gmail a Office 365. Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, primero migre un pequeño número de buzones como un lote de prueba. Si todo va bien, tendrás una idea de cuánto tiempo llevará el proceso de migración. A continuación, puede iniciar el proceso de migración de una sola vez o en varios lotes de migración al mismo tiempo (recomendado). Los factores que influyen en las migraciones son el tamaño del lote, el ancho de banda de Internet, la velocidad y el número de conexiones simultáneas permitidas a Gmail.

  1. En “Exchange Admin Center” haga clic en Destinatarios
  2. Luego haz clic en la última opción de la fila superior ” Migración “, haz clic en el icono ” + ” y luego haz clic en ” Migración a Exchange Online “. Migración a Exchange Online
  3. Ahora crea un nuevo ” Lote de Migración “. Se mostrarán las siguientes 4 opciones.
  • Migración de traslado remoto
  • Migración por etapas
  • Migración de corte
  • Migración IMAP (Seleccione esto)

IMAP en el nuevo lote de migración

Ahora selecciona la ” Migración IMAP “.

  1. Ahora, en la ventana “Seleccionar los usuarios”, haz clic en ” navegar ” y selecciona el archivo CVS creado en el último paso (que tiene el nombre de usuario y la contraseña para las cuentas de Gmail que se van a migrar). A continuación, haz clic en ” Siguiente “.
  2. Después de la validación , Office 365 muestra los buzones de correo de Gmail. Asegúrate de que el número de usuarios que muestra Office 365 es el correcto que deseas migrar. A continuación, haz clic en Siguiente .
  3. Se mostrarán los valores de configuración de la migración IMAP que ya hemos introducido. Se mostrarán los siguientes valores:
  • Servidor IMAP:

    imap.gmail.com
  • Autenticación:

    Basic
  • Encriptación:

    SSL
  • Port:

    993
  1. Haz clic en ” Siguiente ” e introduce el nombre del lote de migración (sin espacios ni caracteres especiales) y luego haz clic en ” Nuevo “, que creará el lote de migración. Además, proporcione los nombres de las carpetas a excluir (es decir, Correo basura, Borrado, etc.). Haga clic en el icono Add (+) para añadirlos a la lista de excluidos. Excluir carpetas en la configuración del lote de migración
  2. Luego iniciar la migración de los correos electrónicos automáticamente . Iniciar automáticamente el lote de migración
  3. El estado de este lote de migración se mostrará inicialmente como ” Cola “, que más tarde cambiará a ” Sincronización “. Y una vez que la migración se complete, cambiará a ” Synced “. En el proceso de migración, puedes hacer clic en ” View details ” para comprobar cuántos correos electrónicos han sido migrados hasta ahora para cada buzón. Migration Batch is Syncing
  4. Si se produce un error, la información específica se encontrará en los informes de estado del buzón asociados
  5. Si todo funcionó bien, entonces los usuarios deberían poder iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña temporal. Deberían crear una nueva contraseña y establecer la zona horaria correcta. Finalmente, deberían enviar un correo electrónico de prueba para asegurarse de que su buzón contiene los correos electrónicos y carpetas correctos.
  6. Recuerda bajar la configuración de tiempo de vida en el servidor DNS para asegurar que no haya retrasos en la entrega del correo . Puedes hacer esto en el sistema de correo electrónico de los registros de intercambio de correo / registros MX dentro de la empresa de cara al público DNS. Se debe establecer en 3.600 segundos o menos. Esto debe ser reajustado a un tiempo más alto cuando la sincronización se complete.

Paso 7: Actualizar el DNS y reubicar los registros MX en la oficina 365

Los sistemas de correo electrónico despliegan un registro DNS (registro MX) para averiguar la dirección exacta de la entrega del correo electrónico. Aún así, el registro MX apunta a Gmail. Ahora es el momento de cambiar el registro MX para referirse a Office 365. Después de cambiar el registro MX, el correo electrónico enviado a tu cuenta de Gmail se entrega en los buzones de Office 365.

Los registros DNS necesitan verificar que tu dominio ha sido cambiado de Google a Office 365. Hay muchas instrucciones para cambiar el registro MX para diferentes sistemas DNS. Antes de detener la sincronización con Gmail, debes esperar un mínimo de 72 horas , ya que otros sistemas de correo electrónico tardan mucho en reconocer el cambio de registro MX. Después de 72 horas, puedes detener la sincronización con Gmail.

  1. En el ” Admin Center “, haga clic en ” Settings “.
  2. Luego haz clic en ” Dominios “. Abrir Dominios en Configuración
  3. Ahora haz clic en tu nombre de dominio. Esto dirá ” Configuración en curso “. Es posible que también veas otra línea aquí, que dirá ” Setup completed “. Por ejemplo, si tu nombre de dominio es example.com
  • example.com ( Por defecto ) – Configuración en curso
  • onmicrosoft.com – Configuración completada

Abrir el sitio por defecto

Ahora haz clic en el por defecto example.com

  1. Verá la pantalla ” Configure sus servicios en línea ” con las siguientes dos opciones:
  • Añadir registros para mí : Esta opción se utilizará para conectarse al dominio DNS (Por ejemplo, GoDaddy) & actualizar automáticamente los registros MX.
  • Administraré mis registros DNS : Esta opción te dará una lista de las entradas DNS (valores de los registros MX) que deberás añadir manualmente en tu cuenta de registrador de dominio.
  1. Selecciona la 2ª opción, para ver los registros MX que tendrías que añadir en tu DNS. El siguiente es un ejemplo de los registros: MX, TXT y CNAME. Recuerda que para tu dominio , los valores del registro MX del serán diferentes . Configuración DNS requerida de Office 365
  2. Una vez que actualices tus DNS con los valores anteriores, empezarás a recibir los nuevos correos electrónicos de nuestra Oficina 365.
  3. Antes de eliminar el lote de migración y detener la sincronización, asegúrese de que todos los correos electrónicos están siendo enrutados a Office 365. Para eliminar el lote de migración, ve al centro de administración de Exchange y selecciona $0027 Destinatarios $0027 y luego haz clic en $0027 Migración .
  4. Elija el lote y seleccione $0027 Borrar $0027. Es necesario comprobar que el lote de migración no aparece en el tablero de migración, lo que significa que la migración ha funcionado.

Paso 8: Importar contactos y calendario

Una vez completada la migración, puedes importar de forma independiente tus contactos y el calendario de Google a Office 365. Si tienes instalada una versión de escritorio de Outlook, puedes crear un archivo CSV de los contactos de Gmail y, a continuación, importarlo a Outlook con el asistente de importación y exportación. Además, Outlook ofrece un asistente para importar el calendario de Google .

Importar el calendario en Outlook

Esperamos que hayas migrado de Gmail a Office 365 con éxito.

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