Cómo imprimir automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos

Tener éxito en el mundo actual tiene mucho que ver con encontrar soluciones fiables y automatizadas que aceleren el flujo de trabajo y faciliten el trabajo. Si trabajas en televenta, venta al por menor o en un sector similar, lo más probable es que recibas muchos adjuntos de correo electrónico con pedidos y recibos que tienen que ser impresos. Pero si tienes que imprimir cosas con frecuencia, podría convertirse rápidamente en un trabajo a tiempo completo. En una situación como esta, la automatización de la impresión de tus archivos adjuntos de correo electrónico definitivamente liberará mucho de tu tiempo.

Pero ten en cuenta que este proceso de automatización no puede hacerse a través de una aplicación web como Gmail.com o Outlook.com. Hasta ahora, sólo los clientes de correo electrónico son capaces de lograr esta funcionalidad. Chrome y Firefox tienen varias extensiones/adiciones que harán que la impresión de los archivos adjuntos de los correos electrónicos sea más fácil y rápida, pero no son capaces de automatizar todo el proceso.

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Uso de clientes de correo electrónico para imprimir automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico

El uso de un cliente de correo electrónico como Outlook o Thunderbird abre toda una nueva vía de posibilidades de automatización. Con las extensiones, complementos y/o scripts adecuados, puedes configurar tu cliente de correo electrónico para que imprima cualquier cola, incluyendo tu bandeja de entrada. A continuación, puedes establecer reglas específicas para imprimir el correo electrónico seguido del archivo adjunto, o imprimir el archivo adjunto exclusivamente.puedes ser aún más específico configurando tu cliente de correo electrónico para que imprima en función del remitente o en función del tipo de archivo adjunto.

Nota: Tu proveedor de correo electrónico no es importante. Siempre y cuando uses un cliente de correo electrónico dedicado como Outlook o Thunderbird, éste debería funcionar con cualquier proveedor de correo electrónico (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) si está configurado correctamente.

Si usas Outlook, hay muchos complementos de pago que te permitirán hacerlo con facilidad. Aquí hay algunos buenos ejemplos:

  • Addins de oficina
  • EZDetach
  • Automatización
  • Herramientas de impresión para Outlook

Nota: Todos los complementos anteriores costarán más de 20 dólares, pero la mayoría de ellos ofrecerán un período de prueba.

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Si no quieres gastar dinero, hay alternativas gratuitas para automatizar la impresión de tus archivos adjuntos de correo electrónico. Pero ten en cuenta que necesitarás pasar algún tiempo ajustando tu cliente de correo electrónico. En caso de que decidas seguir este camino, permítenos hacer tu trabajo más fácil.Hemos incluido tres métodos paso a paso que te ayudarán a conseguir esta funcionalidad con tu cuenta de correo electrónico.

La solución más elegante que imprimirá automáticamente los correos electrónicos y los archivos adjuntos es usar un software dedicado. Pero configurar un gestor de correo electrónico externo para automatizar este proceso requerirá eventualmente gastar algo de dinero. Sigue el Método 1 para configurar el Administrador Automático de Correo Electrónico 6 para imprimir tus correos electrónicos y archivos adjuntos. Ofrecen un período de prueba de 30 días, así que podrás probarlo gratis antes de gastar dinero.

El segundo método ( Método 2 ) implica añadir un script VBA y una regla a Outlook. Aunque requerirá que te pongas bastante técnico, es la guía más eficiente de las dos. Si no te gusta mucho Outlook, puedes ir a otra ruta ( Método 3 ) y usar Thunderbird junto con dos extensiones para imprimir automáticamente tu correo electrónico.

Cuando estés listo para empezar, sigue uno de los métodos siguientes para automatizar la impresión de tus archivos adjuntos de correo electrónico. Comencemos.

Método 1: Usar el Administrador Automático de Correo Electrónico 6 para imprimir los archivos adjuntos del correo electrónico

Si no estás usando un cliente de correo electrónico dedicado como Outlook o Thunderbird, entonces configurar un administrador de correo electrónico externo es la solución más fiable. El Administrador Automático de Correo Electrónico 6 te permitirá conectar cualquier buzón de correo electrónico incluyendo POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, y la lista continúa.

El software le permitirá definir acciones específicas utilizando un sistema de reglas intuitivo. Le permitirá imprimir desde remitentes específicos o imprimir sólo los archivos adjuntos de los correos electrónicos. Siga la guía que se muestra a continuación para instalar y configurar Automatic Email Manager 6 para imprimir automáticamente los correos electrónicos y los archivos adjuntos de los mismos:

  1. Descargue el instalador de la página web oficial . Si quieres probarlo primero, haz clic en Descargar Demo.

  2. Abra el Administrador Automático de Correo Electrónico y siga las indicaciones en pantalla para instalarlo en su sistema.

  3. Inicie la aplicación e inserte un nombre que se utilizará para la referencia de su cuenta. A continuación, selecciona Correo electrónico con esta dirección e inserta tu correo electrónico desde donde quieras imprimir los mensajes. Finalmente, pulsa Siguiente para proceder.

  4. Selecciona tu tipo de correo electrónico de la lista. Si tu proveedor de correo electrónico no está en la lista predefinida, selecciona la opción proveedor de correo predefinido y busca tu configuración de correo electrónico. Pulsa Siguiente para continuar.

  5. En la siguiente ventana, comience por comprobar si la dirección del servidor de su correo electrónico es correcta. Si lo es, inserte su correo electrónico y su contraseña en las casillas de abajo. Luego, haz clic en Prueba la conexión para asegurarte de que tu configuración funciona. Finalmente, pulsa Siguiente .

  6. Establezca el intervalo de verificación de su cuenta de acuerdo a sus necesidades. También puedes configurarlo para que sólo se compruebe durante tus días laborables haciendo clic en el Advanced Scheduler . Pulsa Siguiente para avanzar.

  7. A continuación, haz clic en Añadir acción. Selecciona Imprimir archivos adjuntos o Imprimir el cuerpo del correo electrónico , según lo que necesites. Pulsa Siguiente y selecciona la impresora que quieras usar.

  8. Entonces tendrás la opción de aplicar un determinado filtro seleccionando No . Si quieres que la operación se aplique en todo momento, selecciona Sí . Finalmente, pulsa Ok para confirmar la acción que acabas de crear.

    Nota: Si quieres que el software imprima tanto el cuerpo del correo electrónico como los archivos adjuntos, adelante y crea una segunda acción con el otro escenario. Por ejemplo, si tu primera acción fue sobre la impresión de archivos adjuntos, crea una segunda que imprima el cuerpo del correo electrónico.

Después de pulsar OK , el administrador automático de correo electrónico comenzará a revisar tu bandeja de entrada e imprimirá cualquier cosa que cumpla con los criterios que hayas establecido previamente.

Método 2: Uso de Outlook para imprimir automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico

Outlook es el cliente de correo electrónico más popular, así que si tu trabajo gira en torno a tu cuenta de correo electrónico, es probable que ya la estés usando. Outlook es altamente configurable y te permitirá imprimir los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes.

Para ello, vamos a crear un script VBA en Outlook y luego lo usaremos con una regla de Outlook. Aquí hay un completo recorrido por todo el proceso:

Nota: Se confirma que los siguientes pasos funcionan en Outlook 2016. Aunque no hemos probado con versiones anteriores, el script que se muestra a continuación debería funcionar, en teoría, con todas las versiones de Outlook hasta el final de Outlook 2010.

Creación de un script VBA + regla para imprimir los archivos adjuntos de correo electrónico automáticamente en Outlook

  1. Abre Outlook y accede a la pestaña Developer de tu barra de herramientas, luego haz clic en el botón Visual Basic .

    Nota: Si no ves la pestaña Desarrollador, ve a Archivo y haz clic en Opciones. A partir de ahí, haz clic en la pestaña Personalizar cinta y marca la casilla junto a Desarrollador . Pulsa Ok para confirmar. Ahora, la pestaña Developer debería ser visible en la cinta de la parte superior de la pantalla.

  2. Una vez que la ventana de Microsoft Visual Basic for Applications esté activa, expande el árbol Project1 (a la izquierda). A continuación, haga doble clic en ThisOutlookSession .

  3. Ahora pegue el siguiente código de guión en la ventana de Project1 (a la derecha):Sub LSPrint(Item As Outlook.MailItem)

    En el error Ir a OError$0027Detecta la carpeta temporal

    Dim oFS As FileSystemObject

    Dim sTempFolder As String

    Set oFS = New FileSystemObject

    “Ubicación de la Carpeta Temporal

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder(CarpetaTemporal)$0027Crea una carpeta especial de Temp

    cTmpFld = sTempFolder & “OETMP” & Format(Ahora, “yyyymmddhhmmss”)

    MkDir (cTmpFld)$0027Guarda e imprime el archivo adjunto

    Dim oAtt As Attachment

    Para cada oAtt In Item.Attachments

    FileName = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & “” & FileName$0027s Saving the attachment

1 comentario en «Cómo imprimir automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos»

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