Las mejores estrategias para lograr agilizar los procesos de las cuentas por cobrar

Son muchas las micro, pequeñas y medianas empresas que tienen cuentas por cobrar y buscan como optimizar sus estrategias de cobranza. Vale decir que estas compañías se han convertido en el pilar financiero de muchos países, ya que tienden a constituir el 95% del total de empresas. Generando ingresos que llevan a representar el 52% del PIB (Producto Interno Bruto). Es por esto, que hablar de lograr implementar estrategias para agilizar los procesos de cobranza, tiene tanta importancia. Aunque son una fuente importantísima en la economía de un país, la mayoría de las pymes no siempre disponen de los recursos para lograr impulsar su desarrollo. Debiendo hacer frente a una variedad de conflictos que tienden a afectarlas en gran medida.

Uno de problemas que por lo general se llegan a presentar dentro de estas compañías, es el poder llevar el control del flujo de efectivo. Sobre todo, lo relacionado con el proceso de las cuentas por cobrar. Pues vender para no lograr cobrar a tiempo llega a poner en gran peligro el equilibrio financiero de la compañía. Trayendo esto como consecuencia, la suspensión algunos pagos y hasta la quiebra. Por este motivo, es de gran importancia que las empresas aprendan a reconocer la importancia de lograr optimizar las estrategias de cobranza, para de esta forma mejorar su salud financiera. Y de esta manera reducir las cuentas por cobrar.

Estrategias para mejorar las cobranzas

Son muchas las cosas que suelen requerirse para lograr que un negocio pueda funcionar y optimizar las estrategias de cobranza. No cabe la menor duda que la generación de ventas tiene mucha importancia, claro está, como el contratar a los empleados más idóneos y gestionarlos bien. Así mismo, el garantizar que las operaciones se logren desarrollar sin problema alguno lo es también.

Sin embargo, existe un componente que resulta imprescindible para conseguir la buena marcha de un negocio. Y que son muchos los profesionales y empresarios tienden pasar por alto: la gestión de las cuentas por cobrar. De hecho, existe más de una compañía que “fracasa” debido a un flujo de caja libre y deficiente.

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Forma de mejorar la gestión de las cuentas por cobrar

En ocasiones como profesionales independientes y/o propietarios de pymes, podemos llegar a sentir gran impotencia al tratar de hacer como nuestros clientes paguen las cuentas por cobrar. No obstante, esta no viene siendo la mejor actitud que debe tomarse para hacer frente al cobro de las deudas. Lo mejor, es ser proactivo llevando a cabo estrategias para hacer que de la gestión de cobros una prioridad, de toda la empresa.

Es por esto que debemos diseñar una estrategia de cobranzas que esté orientada a eliminar el retraso en de los cobros. Como su nombre lo indica, una estrategia, vienen siendo planificaciones o lineamientos determinados sobre el departamento de cobros. O sea, es un proceso estratégico donde se hace un análisis detallado y de forma continua sobre el comportamiento de los clientes. Esto con la finalidad de definir una planificación eficiente de cobro.

Vale mencionar que usualmente, esto puede resultar ser muy delicado para las personas. Porque llegan a sentir que los cobros de alguna forma tienden a ser incómodos e invasivos, por lo que se diseña una estrategia de cobranza. Y así tener una mejora en la recuperación de las cuentas por cobrar.

Para esto se requiere que haya la participación de todo el equipo que conforma la empresa, es decir, desde la administración hasta ventas. A continuación, te dejamos algunos consejos bastante prácticos para agilizar los procesos de cobranza:

Estrategias de cobranza

Crear un informe sobre los cobros que están pendientes

Lo primero que debe hacerse para lograr el mejoramiento de la gestión de cobros, es poder determinar el estado en que se encuentran las cuentas por cobrar. Si no se cuenta con un programa de facturación que pueda crear reportes automáticos en tiempo real, puede crearse un informe y ordenar las facturas impagadas según su vencimiento, número de días de vencimiento y cliente e importe, entre otros. De esta manera, se pueden detectar los problemas de cobro con anticipación, antes que puedan retrasarse de manera significativa.

Brindar descuentos por pronto pago

El cobro anticipado por los servicios y/o productos es la mejor manera de asegurar los pagos y evitar los retrasos. Sin embargo, si no hay posibilidad de la aplicación de esta forma de pago, dar la oportunidad descuentos por pronto pago llega a ser una alternativa grandiosa. Claro esto tiende a suponer un coste al ofrecer esta clase de descuentos, no cabe la menor duda que puede merecer el aumento del flujo de caja.

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Rápida actuación para hacer frente a las facturas impagadas

Cuando más se llega tardar en proceder a cobrar una cuenta por cobrar, se hace menos probable su cobro. Es por esto que se debe hacer el envío de un mail o llamar a los clientes el primer día de retraso en el pago. Debe comenzarse por un recordatorio manifestando que el mismo se ha vencido. No obstante, si el dicho pago no es recibido dentro del un tiempo razonable o después de varios avisos, se pueden enviar comunicaciones mucho más firmes. Esto puede generar acciones legales si el pago esperado no es recibido en un plazo determinado.

Hacer un plan de negocio de pago con los morosos

Por diversas circunstancias, un cliente con facturas pendientes por pagar, puede verse impedido de cumplir con sus obligaciones de pago. Razón por la cual se vea en la necesidad de solicitar algo de flexibilidad. En estos casos, se les puede ofrecer un plan de pagos a plazos, lo cual asegura el establecimiento de condiciones muy claras y plazos nuevos, lo que debe quedar por escrito. Así mismo, establecer que todas las ventas futuras deberán ser al contado y/o pago anticipado, hasta tanto el monto adeudado vencido se haya pagado totalmente.

Usar instrumentos financieros

Son muchos los bancos que brindan a sus clientes una variedad de productos financieros, que pueden ser de mucha ayuda para la optimización de las estrategias de cobranza de esas cuentas por cobrar y mejorar la liquidez de un negocio. Un ejemplo, es el tener a disposición de una póliza de crédito para tener liquidez cuando se presenten retrasos en los cobros. O anticipar los cobros a través del confirming o del factoring. Así mismo, se puede contratar un seguro de cobro para así poder asegurarse el cobro frente a impactos y así minimizar los riesgos.

Cobro de morosos

 Automatización de procesos

La tecnología puede llegar a ser una excelente aliada a la hora de lograr una cobranza mucho más efectiva, ya que hay programas que diseñan para automatizar los procesos, incluyendo aquí la recolección y centralización de la información más importante a nivel financiero y contable.

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Cuando se cuenta con soluciones como son los softwares de sistemas contables y facturación, se puede tener con tan solo un clic a cada detalle, como son: días de morosidad, fechas de vencimiento, notas de crédito y facturas, entre otros. Así mismo, estos sistemas dan la oportunidad de sistematizar el enviar recordatorios y demás procesos.

Otras implementaciones dentro de la empresa

Adicionalmente a las estrategias definidas anteriormente, es recomendable que se implemente:

  • La educación de los clientes: es así como, mediante los diversos medios de contacto (atención personal, correo y llamadas, entre otros), informar a los clientes acerca de aspectos como: beneficios del pago oportuno, entendimiento del cronograma de pagos, gastos en que se incurre por no pagar a tiempo, medios para pagar (pago en efectivo, transferencia bancaria y tarjetas de crédito). Es menester aconsejar a los clientes para que sepan que los gastos de cobranza se le trasladan, ya sea como comisiones o intereses.
  • Brindar un buen servicio de atención al cliente: es una de las mejores prácticas que tienden a ignorarse cuando toca cobrar. El atender las inconformidades y quejas de manera oportuna es algo básico. Para que de esta forma evitar que los clientes inconformes tiendan a tomar represaliar y paguen a destiempo.
  • Fomento de la productividad en el área de cobranza: debe capacitarse al personal encargado de atender a los clientes o cobranzas, en diversas tácticas como son: clases de deudores y el perfil del cliente moroso, manejo del razonamiento del cliente moroso, negociación, lenguaje para tener contacto con el cliente y conocimiento de las bases jurídicas de cobranza.
  • Implementación de incentivos: con la finalidad que el personal que está encargado de las cuentas por cobrar se sienta incentivado, brindarles beneficios basados en la recuperación efectiva de acuerdo a los tramos de la mora.

Bien, ahora que tienes algunas de las mejores estrategias para lograr resolver los problemas de las cuentas por cobrar, puedes aplicarlas para de esta forma evitar la morosidad de tus clientes y los problemas financieros.

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