Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Cuanto más uses tu buzón de Microsoft Outlook, más crecerá tu buzón. Si lo piensas, es bastante similar a como los papeles tienden a apilarse en tu escritorio. Pero, ¿qué puedes hacer cuando la pila se hace tan grande que necesita ser tratada? Bueno, en la vida real, puedes tomarte el tiempo de clasificar cada documento y almacenar los papeles que son importantes mientras que descartas los menos importantes. Afortunadamente, puedes recrear el mismo proceso en Outlook.

Sin excepción, todas las versiones de Outlook soportan el archivado. Es más, tienes múltiples opciones a la hora de archivar tus elementos en Outlook. La forma más conveniente es usar AutoArchive para tratar mensajes, citas y tareas más antiguas. Otra forma de hacerlo es usar el archivado manual para mover los mensajes a una carpeta específica. Pero la forma más rápida es usar el botón Archivo que se encuentra en el menú Archivo .

Tenga en cuenta que Outlook mantiene una carpeta predeterminada para fines de archivo que no puede ser eliminada. Archivar tu correo electrónico te ayudará a mantener tu negocio limpio, facilitando la búsqueda de correos electrónicos antiguos y manteniendo tu bandeja de entrada despejada.

A continuación tienes una serie de guías que te guiarán a través de los elementos de archivo de Outlook de todas las maneras posibles. Comencemos!

Método 1: Archivo manual de mensajes con una sola acción

Este método es la forma más rápida de mover uno o más mensajes a la carpeta de archivos. Estos archivos archivados permanecerán accesibles a través del cuadro de búsqueda o navegando manualmente a la carpeta Archivo . Los elementos archivados también se pueden ver en los dispositivos móviles visitando la carpeta Archivo . Aquí tienes una guía rápida sobre cómo archivar elementos manualmente en Outlook 2016:

  1. Abre Outlook y selecciona uno o más mensajes en tu Bandeja de entrada o en cualquier otra carpeta.
  2. Haz clic en el icono Archivo dentro del grupo Borrar . El icono del archivo sólo es visible dentro de la cinta en Outlook 2016.

    Nota: También puedes pulsar la tecla de retroceso para obtener el mismo resultado.

  3. Deberías poder encontrar tus mensajes dentro de la carpeta de archivos .

    Nota: La carpeta Archivo se crea automáticamente aunque no la hayas usado nunca. Si no puedes ver la carpeta Archivo, ve a Archivo> Cuenta de oficina> Opciones de actualización y haz clic en Actualizar ahora .

Método 2: Usando la función de auto-archivo

Outlook tiene una función automática capaz de archivar elementos llamada AutoArchive. Esta característica puede ser programada para archivar elementos a intervalos regulares. Todas las versiones de Outlook tienen soporte para archivar. La diferencia es que AutoArchive está desactivado de forma predeterminada en Outlook 2010 y posteriores.

Después de que AutoArchivo esté habilitado, los usuarios pueden establecer propiedades para cada carpeta que quieran archivar. Ten en cuenta que cuando archivas un correo electrónico, éste se moverá a otro archivo PST y ya no estará disponible en el archivo PST principal. Aquí hay una guía rápida sobre cómo habilitar y usar el AutoArchivo:

Cómo habilitar y configurar el archivo automático

  1. Para activar AutoArchivo , navegar a Archivo> Opciones . Una vez dentro de Outlook Settings , haz clic en la pestaña Advanced para adelantarla, y luego haz clic en AutoArchive Settings .

    Nota: En Outlook 2007 y versiones anteriores, puedes encontrar la configuración de Autoarchivo en Herramientas> Opciones> Otros .

  2. Si todo está en gris, debes marcar la casilla junto a Run AutoArchive para activar AutoArchive.

  3. Ahora es el momento de configurar cómo se comportará AutoArchive. Empieza por elegir la frecuencia con la que quieres que se ejecute AutoArchivo. El valor por defecto es 14 días, pero si quiere mantenerlo limpio, configúrelo entre 2 y 6.

  4. Si desea que se le notifique antes de que se inicie el Archivo Automático, marque la casilla junto a Solicitar antes de que se ejecute el Archivo Automático . Es una buena idea vivir esta opción activada ya que el autoarchivo tiene el potencial de interferir con tu trabajo.

  5. Para evitar llenar tu archivo con correos electrónicos innecesarios, es una buena idea dejar Borrar los correos electrónicos caducados marcados . Si deshabilitas Archivo o Borrar elementos antiguos, sólo se borrarán completamente los mensajes caducados.

  6. Si quieres que tu carpeta de archivos sea visible dentro de Outlook, necesitas habilitar Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas.

  7. Ahora establezca la configuración de la carpeta por defecto para el archivo.
  8. A continuación, habilita la palanca junto a Mueve los elementos antiguos a y haz clic en Browse para establecer la ruta de acceso al lugar donde quieres que se archiven tus elementos. Pulsa Ok para confirmar tus ajustes.

Después de que hayas habilitado y configurado el AutoArchivo, hará su trabajo automáticamente a su debido tiempo. Puedes confirmar que funciona comprobando si la carpeta Archivos se está llenando.

Configuración de las propiedades del Archivo Automático para carpetas individuales

Una vez que termine de configurar la función AutoArchive, puede agregar una capa adicional de control estableciendo propiedades específicas para cada una de sus carpetas. Es una práctica común que las carpetas como Elementos eliminados o Spam utilicen propiedades de AutoArchivo diferentes a las de tu carpeta principal de correo electrónico.

Nota: Si no establece una configuración de AutoArchivo individual para una carpeta, ésta utilizará automáticamente la configuración de AutoArchivo global configurada anteriormente.

Aquí hay una guía rápida para configurar las propiedades individuales de AutoArchivo en una carpeta:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta que desee tratar de forma preferente y haga clic en Propiedades.

  2. Haz clic en la pestaña Autoarchivo para adelantarla. Aquí tienes una selección de ajustes que se aplicarán únicamente a esta carpeta.

  3. Puede desactivar el Autoarchivo para esta carpeta haciendo clic en No archivar elementos en esta carpeta .

  4. Para anular la configuración global del Archivo Automático, haga clic en Archivar esta carpeta utilizando esta configuración y haga sus modificaciones a continuación. Haga clic en Aplicar para confirmar sus ajustes.

    Nota: Tenga en cuenta que estos ajustes no se aplicarán a ninguna de las subcarpetas de esta carpeta en particular. Tendrás que modificar cada una de ellas.

Método 3: Archivar manualmente los correos electrónicos usando las herramientas de limpieza

Si no eres un gran fan de la automatización, hay una solución intermedia que te permitirá archivar a granel con aún más control. Con este método, puedes archivar una carpeta entera junto con sus subcarpetas. Si no quieres esperar a que AutoArchive haga efecto, puedes hacerlo tú mismo y elegir dónde quieres guardarlas. Esto es lo que tienes que hacer:

  1. Haz clic en la pestaña Archivo , luego ve a Información y expande el menú desplegable desde Herramientas de limpieza. Selecciona Archivo del menú desplegable.

  2. Selecciona Archiva esta carpeta y todas las subcarpetas y haz clic en la carpeta que quieres que se archive.

  3. Si quiere que sus datos de Outlook sean archivados, haga clic en su dirección de correo electrónico en la parte superior de la lista.

  4. Utiliza el menú desplegable junto a Archivar elementos más antiguos que para seleccionar la fecha límite de los elementos que se van a archivar. Todos los artículos más antiguos que la fecha establecida en este menú serán archivados.

  5. Puedes archivar los elementos que anteriormente se excluyeron del autoarchivo marcando la casilla junto a Incluir los elementos con Autoarchivo .

  6. Utiliza el botón Browse para establecer la ruta a donde quieres que se guarde tu archivo PST. Haz clic en Ok para iniciar el proceso.

En breve notará que algunos correos electrónicos serán movidos de sus carpetas por defecto al archivo pst.

Nota: El archivo archivado debería ser accesible en Outlook como una carpeta. Si por alguna razón no va al Archivo y hace clic en Abrir y Exportar . A continuación, haz clic en Abrir el archivo de datos de Outlook , navega hasta la ubicación de tu archivo y pulsa OK .

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